Etkili bir toplantı, özenle seçilmiş bir grubu belirli bir amaç için bir araya getirir, açık tartışma için bir forum sağlar ve somut bir sonuç üretir: bir karar, bir plan, geliştirilecek harika fikirlerin bir listesi, çalışma hakkında ortak bir anlayış. Sadece bu da değil, sonuç çalışmasını etkileyebileceği diğer kişilerle paylaşılır.
İster süpervizör, müdür, takım lideri veya çalışan olun, bir toplantı size fikir ve bilgi paylaşma, iş arkadaşlarınızla işbirliği yapma ve önemli konuları ve hedefleri tartışma fırsatı verir. Bir toplantıyı nasıl düzgün bir şekilde yürüteceğinizi bilmek, kuruluşunuzu daha verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır.
Bu yazımızda size bir toplantıyı etkili kılan ipuçlarını paylaşacağız.

Hazır Ol

Gündemin bir kopyasını el altında bulundurun ve vurgulamak istediğiniz ana noktaları vurgulayın. Görsel sunumunuzu hazır hale getirdikten sonra, toplantı odasında gerekli tüm teknik düzenlemelerin yapıldığından ve her şeyin düzgün çalıştığından emin olun. Bir sunum yapıyorsanız, her şeyin yolunda gittiğinden ve görsel yardımcılar için tüm ipuçlarını yazdığınızdan emin olmak için toplantıdan önce birkaç kez pratik yapmak iyi bir fikirdir.

Gündemi Belirle

Bu bariz bir ihtiyaç gibi görünebilir, ancak birçok toplantı net bir amaç olmadan başlar. Toplantının gündemi bir bildiri ile özetlenebilir, tahtaya yazılabilir veya başlangıçta halka açık bir şekilde tartışılabilir, ancak herkes neden toplandığını ve neyin başarılacağını bilmelidir. Gündem, tartışmaya bir pusula verir, böylece tartışma kaybolursa toplantı tekrar yoluna girebilir. Yöneticiler, toplantı başlamadan önce bir gündem olduğundan emin olursa, herkes hızla sıraya girer.

Katılımcıları Seçin

Toplanmak emek ve zaman ister bu yüzden kimi davet ettiğinize dikkat edin. Hedefinize ulaşmak için istediğiniz minimum sayıda insanı davet etmek istediğinizden emin olmak istiyorsunuz. Ancak, özellikle toplantının amacı karar vermek veya beyin fırtınası yapmaksa, grubun farklı bakış açıları ve bilgiler getirmesini de istersiniz. Ne yazık ki, maliyeti ve yaratıcı potansiyeli dengelemek için sihirli bir formül yok, bu nedenle sağduyu kullanılmalıdır.

Yönergeleri Düzenleyin

Toplantının başında, katılımcıların başkalarına saygı duyarak ve konudan ayrılmadan özgürce konuşmalarına ve düşüncelerini paylaşmalarına olanak tanıyan yönergeler oluşturun. Ayrıca, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirmek için cep telefonlarını ayarlamayı tercih ettiğinizi de fark edebilirsiniz. Dengeli katılımı teşvik ederek her grup üyesinin duyulduğunu hissetmesini sağlamak önemlidir. Herkesin konuşmak için bir dakika ayırabileceği bir “yuvarlak masa” yaklaşımı düşünün. Uç Toplantı oyununuzu geliştirmek ister misiniz? İster uzaktan ister yüz yüze çalışın, optimum işbirliği için doğru iletişim aracını seçmek çok önemlidir.

Zamanı Akıllıca Kullanın

Zaman değerli bir kaynaktır ve kimse zamanını boşa harcamak istemez. Hepimiz toplantılarda çok zaman harcadığımızdan, toplantıyı olabildiğince düzenli tutmayı kendinize ve ekibinize borçlusunuz. Toplantının amacından başlayarak, toplantıda yaşanan her şey o amacın gerçekleştirilmesine katkı sağlamalıdır. Değilse, gereksizdir ve eklenmemelidir. Sadece yapılması gerekenlerle ilgilenmek ve ilgili faaliyetlere bağlı kalmak için bir gündem oluşturmalısınız. Gündem, toplantının hedefe yönelik ve zamanında ilerlediğinden emin olmak için atıfta bulunduğunuz şeydir.

Toplantıyı Zamanında Başlatın ve Bitirin

Gündemi ilgili taraflara önceden dağıtın, böylece herkes toplantının başlama saatini bilir. Temel kurallar belirleyin ve herkesin farklı zaman sınırlarını bildiğinden emin olun. Bu, herkesin odaklanmasına yardımcı olur ve toplantının hızlı bir şekilde sona ermesini sağlar.

Geri Bildirim Almak

Gündemi oluşturduktan sonra, bunu katılımcılara iletmeniz ve onların girdilerini ve geri bildirimlerini almanız gerekir. Bir toplantıya liderlik etmek diktatörce bir rol değildir: baştan bir katılımcı olmalısınız. Belki bir grup üyesinin ekleyeceği önemli bir şey vardır. Belki belirli bir öğe için çok fazla veya çok az zaman harcadınız. Aslında, bahsettiğiniz bazı noktalar üzerinde anlaşmaya varılmış ve tartışma listesinden çıkarılmış olabilir. Sebebi ne olursa olsun, önerilen gündem hakkında toplantı katılımcılarından geri bildirim almak önemlidir.

Bu Sayfayı Paylaş