Doğru Görev Tanımı, Doğru Personeli ve Yüksek Performansı Sağlar
Görev tanımı, örgütte iş ilanına ilişkin kapsam, görevler, sorumluluklar ve çalışma koşullarının iş analizi sürecinden geçerek bilgilendirici bir dokümantasyonudur. Görev tanımı ayrıca, işe başvuran bir kişinin sahip olması gereken beceri ve nitelikleri de içerir.
Görev tanımları, maaş seviyelerinin belirlenmesi, performans incelemelerinin yapılması, görevlerin netleştirilmesi, unvanların ve maaş derecelerinin belirlenmesi ve makul uyum kontrollerinin oluşturulması gibi çeşitli nedenlerle ve işe alım için bir araç olarak kullanılır. Görev tanımları, kariyer planlamasında, eğitim tatbikatları sunmada ve uyum amaçları için yasal gereklilikler oluşturmada faydalıdır. Bir görev tanımı, bir çalışana iş performansı için bir rehber olarak kullanılabilecek açık ve özlü bir kaynak sağlar. Görev tanımı, işe alım sürecinde adayları iş profili ve gereksinimleri hakkında bilgilendirmek için, performans yönetimi sürecinde ise çalışanın performansını açıklamaya göre değerlendirmek için kullanılır.
Görev için uygun insanları gerekir…
Pozisyonun raporlanacağı yönetici bir iş tanımı geliştirmede başı çeker, ancak benzer işleri yapan diğer çalışanlar da gelişimine katkıda bulunabilir. Onların uzmanlıklarını kullanmak isteyeceksiniz.
İş analizi önemlidir…
Bir iş tanımı geliştirmek için mümkün olduğunca fazla veriye ihtiyacınız var. İş analizi şunları içerir:
- Mevcut çalışanların iş sorumlulukları
- İnternet araştırması ve benzer işleri vurgulayan çevrimiçi veya çevrimdışı örnek iş tanımları
- Pozisyonu dolduran çalışan tarafından yerine getirilmesi gereken iş görevleri, görevler ve sorumlulukların bir analizi
- Benzer işlere sahip diğer şirketlerle araştırma yapmak ve paylaşmak
- Pozisyondan ihtiyaç duyulan en önemli sonuçların veya katkıların ifade edilmesi
Görev Tanımının Avantajları
Bir şirket tarafından verilen kapsamlı bir görev tanımına sahip olmanın birçok avantajı vardır. Avantajlardan bazıları aşağıda belirtilmiştir:
- Şirketlerin unvana, pozisyona ve konuma göre aramaları gereken aday türünü anlamalarına yardımcı olur
- Çalışanlar, iş rolleri ve görevleri hakkında oldukça bilinçlenebilir
- İş tanımı, olası bir çalışan için işyeri ortamını, faydaları vb. anlamada yardımcı olur
- Daha iyi işe alım ve seçimde yardımcı olur
- İş tanımı, bir çalışanın gerçekleştirmesini istediği tüm gereksinimleri, hedefleri açıkça vurgular
Görev Tanımının Dezavantajları
- İşle ilgili kapsamlı bir belgelendirme olmasına rağmen, iş tanımının belirli sınırlamaları vardır
- Zamana bağlıdırlar ve organizasyon yapısı, endüstri politikaları, şirket gereksinimleri vb. ile değişebilirler
- Bir işin yalnızca makro kriterlerini vurgulayabilir, ancak işle ilgili engelleri, duygusal gereksinimleri vb. tam olarak açıklayamaz
- Nitelikli bilgiden yoksun eksik iş tanımı hem İK yöneticisini hem de çalışanı yanlış yönlendirebilir
Müşterilerimize Nasıl Yardımcı Oluyoruz?
Görev tanımı her ne kadar basit gibi görünse de her zaman bir uzman tarafından yapılması gerekmektedir. Şirketler, işle ilgili tüm ayrıntıları veren doğru ve kapsamlı bir görev tanımı yazdıklarından emin olmalıdır. Uzmanlarımız görev tanımı yazarken aşağıdaki adımları takip etmektedir.
İş Unvanı: İlk adım, resmi amaçlar için şirket içinde kararlaştırılan iş unvanını yazmaktır.
İşe Genel Bakış: Rolün kısa, dört cümlelik bir tanımını, pozisyondaki başarının nasıl olduğunu ve şirkete veya organizasyona genel olarak nasıl uyduğunu belirtilmektedir.
Sorumluluklar ve Görevler:
- Bu işi yapmak için gereken temel görevlerin listelenmesi
- Bunları önem sırasına göre listelenmesi gerekmektedir
- Bu aşamada tam cümleler kullanılır
- Cümleler fiillerle başlar
- Cinsiyetten bağımsız bir dil kullanılır
Nitelikler:
- Eğitim Seviyesi
- Deneyim
- Özel beceriler
- Kişisel özellikler
- Sertifikalar
- Lisanslar
- Fiziksel yetenekler
Rol Beklentileri: Bu adım, bir çalışanın başarılı olması için neyin gerekli olduğunu tanımlar.
Raporlama: Altıncı adım, raporlama yöneticisinin kim olacağını ve astların kim olacağını vurgulamaktır.
Doğrulama: Son adım, herhangi bir değişiklik, güncelleme veya doğrulama için İK ekibi tarafından iş tanımının doğrulanmasıdır.
Mükemmel bir görev tanımı hazırlamak hem çalışanlar hem adaylar için önemlidir. Görev tanımlarınız, kurumunuzu ve işinizi gelecekteki işe alımlarınız için pazarlamaya başladığınız yerdir.
Uzmanlarımız
