Zamanınızı yönetmek, çoğu şeyi daha kısa sürede halletmenin en önemli yoludur.
Zamanın değerli ve önemli olduğunu hepimiz biliyoruz. Zamanımızı yönetme biçimiz projelerimizi önceliklendirmemize, görevleri tamamlamak için gereken süreyi belirlememize, çalışma şeklimizde belirli bir disipline sahip olmamıza vb. olanak tanır. Zamanını iyi yönetmesini bilmeyenler kaliteli iş üretmekte zorlanırlar. Sık sık strese girerler ve günlük iş düzenlemelerinde sıralamalarını kaybederler.
Gerçekten de bir günde başarmamız gereken çok fazla görev varsa, tamamen bunalmış oluruz ve bu ters tepebilmektedir. Zaman yönetimi için sihirli bir tarif yoktur. Tüm seçkin sporcularda olduğu gibi, her şey çabalarınızı akıllıca nasıl yönettiğinize bağlıdır. Bu sebeple, en azından biraz organizasyona, sıkı çalışmaya ve iyi dozda sağduyuya ihtiyacınız var!
İşte zamanı iyi yönetmenin birkaç ilkesi !
Hedefinizi Planlayın
Zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmek için akıllı hedefler kullanmak, gününüze düzen katmanın harika bir yoludur çünkü hedeflerinizi net bir şekilde tanımlayabilir ve onlara zamanında ulaşmak için bir format takip edebilirsiniz. Akıllı bir zaman yönetimi hedefi planlarken, hedefi özetlemek için aşağıdaki soruların yanıtlanması gerekir.
- Spesifik: Ulaşmak istediğim hedef nedir? (Net hedef)
- Ölçülebilir: Hedefe ne zaman ulaştığımı nasıl belirleyebilirim? Bunu nasıl ölçebilirim?
- Ulaşılabilir: Becerilerime, kaynaklarıma ve tamamlamam gereken iş miktarına bağlı olarak bu hedefe ulaşılabilir mi?
- Alakalı: Genel önceliklerimden hangisi bu hedefle ilgili?
- Zamana dayalı: Bu hedefin beklenen tamamlanma tarihi nedir?
Görev Planlamaya Zaman Ayırın
Kısa sürede yapılacak çok şey varken, birçok insan körü körüne, planlamadan hareket eder. Zaman daralırken işler hızla ilerlemeye başladı. Aslında, bu düzensiz çalışma şekliyle çok zaman harcamaktasınız. Kendinizi gerçekten önemli olan şeylere adamak yerine şu anda olmaması gereken şeyleri yapma riskini alıyorsunuz. Bu nedenle, çalışma günü başlamadan önce görevi planlamak için zaman ayırın. Bugün yapmanız gereken her şeyi sırasıyla yazın. İşleri en mantıklı şekilde yapma sırasını düşünün. Ve o kadar da önemli olmayan şeylerden kurtulun ve eleyin. Biraz zaman harcamakta hiçbir sıkıntı yoktur. Bu tasarım sadece birkaç dakikanıza mal olacak, ancak işinizi daha verimli hale getirecek ve sizi rahat ettirecektir.
Önceliklerinizi Tanımlayın
Önceliklendirme, stres yapmak yerine akıllıca kullanmayı öğrenerek duygusal zekanızı geliştirirken zamanınızı daha etkili bir şekilde yönetmenize olanak tanır. İşlerinizi önceliklendirerek (önemli işleri öne alarak) gerginliğinizi azaltmış olacaksınız.
Önceliklerinizi netleştirmenin ve böylece verimliliği artırmanın birkaç yolu vardır. Ancak, ana noktalar aynı kalır:
- Gerçekleştirilecek görevleri belirlemek,
- Aciliyet ve önem derecesini analiz etmek,
- Uygun hareket etmek,
- Düzenli bir nokta yapmak
Ertelemeyi Bırak
Halihazırda yapılmakta olan bir işi ertelemek, performans üzerinde gerçek bir engeldir ve bunun üretkenlik ve son teslim tarihlerini karşılama gibi konularda önemli sonuçları olabilir. Erteleyerek sadece stresinizi arttırmış olacaksınız. Aynı zamanda bir gerilim, motivasyon kaybı, hayal kırıklığı ve nihayetinde daha fazla zihinsel stres kaynağıdır.
Dikkat Dağıtıcı Unsurları Azaltın
Yönetim sürecimiz konusunda net olmazsak, hedeflerimize odaklanamayız. Son teslim tarihlerini karşılamak ve dikkatimizin dağılmasını önlemek için organize olmalıyız, aksi takdirde ertelemeyi teşvik eder ve günümüzde hiçbir şey yapamayız. Zaman yönetimi, iş yükümüzün ve elimizdeki görevin kontrolünde hissetmemizi sağlar, bu da ertelemeyi durdurmaya yardımcı olur. Erteleme eğiliminde olduğunuzu fark ederseniz, dikkat dağıtıcı unsurların nedenlerini belirleyin ve bunları birer birer ortadan kaldırın. Bu şekilde yapılacak işe daha odaklı olunacaktır.
Mükemmeliyetçiliğinizden Kurtulun
Bir profesyonel veya normal bir insan olarak sahip olabileceğiniz en iyi/en kötü özelliklerden biri mükemmeliyetçi olmaktır. Hayatta yaptığınız hiçbir şeyden tatmin olmanıza asla izin vermez ve bir şeyleri yapmanın yeni yollarını aramanızı engeller. Mükemmeliyetçiliğinizden kurtulmak için kendinize gerçekçi kilometre taşları belirlemeli ve kendinizi onların yerine koyabilmeniz için iş arkadaşlarınızın sizi eleştirdiğinden emin olmalısınız.
Daima Rahatlamayı ve Mola Vermeyi Unutmayın
Gün içinde mola vermek, zaman yönetiminin önemli bir parçasıdır. İşle ilgili tükenmişlikten kaçınmak istiyorsanız, iş dışındaki şeylere odaklanmak için zaman ayırmanız gerekir. İş dışı etkinliklere odaklanmak için programınıza öğle yemeği molaları olmadan molalar ekleyin. Örneğin, yemek yiyin, yürüyün veya telefonla oynayın. Hangisini seçerseniz seçin, işle ilgili faaliyetlere ara vermek işinizi ve yaşam kalitenizi iyileştirebilir.
Görevleri Devredin
Mümkünse, görevleri işteki diğer kişilere devredin. Bu, iş arkadaşlarınıza onlara değer verdiğinizi ve güvendiğinizi gösterebilir. Ayrıca, işi yapmak için başkalarının beceri ve yeteneklerini kullanmanıza da izin verir. Görevleri başkalarına devretmek, stres düzeyinizi azaltabilir ve müşteri sorunlarını çözme veya performans raporları sağlama gibi diğer görevlerde daha üretken olmanızı sağlayabilir.
Aynı Anda Tek Bir Göreve Konsantre Olun ve Asla Birden Fazla Görev Yapmayın
Çoklu görev, iş günü içinde görevleri tamamlamanın yaygın bir yoludur, ancak her seferinde tek bir şeye odaklanmak işi bitirmenize yardımcı olabilir. Ek olarak, tüm zamanınızı ve enerjinizi birden fazla görev yerine aynı anda tek bir göreve odaklamak genellikle daha hızlı ve daha verimlidir. Böylece her bir işi tamamlayarak ilerlerseniz motivasyonunuzda yükselmiş olacaktır.
